Poczta Polska w przededniu cyfrowej rewolucji

„Puls Biznesu” : Na rynku mówi się, że lubi pan wyzwania. Czy to dlatego zdecydował się pan zająć cyfryzacją Poczty Polskiej? Dariusz Śpiewak: Restrukturyzacja takiej organizacji to na pewno duże wyzwanie. Transformacja, zbudowanie usług, które będą funkcjonowały na rynku, uruchomienie nowych usług elektronicznych i centrów świadczących usługi IT dla całej organizacji to coś, co potrafię robić - stwierdziłem, że nadaję się do przeprowadzania takiego procesu. Rada nadzorcza uznała, że moje umiejętności i wiedza historyczna dotycząca Poczty mogą się przydać. Co pana najbardziej zaskoczyło po objęciu funkcji wiceprezesa? Niemal 20 lat temu pracowałem dla Poczty jako menedżer w KPMG. Po powrocie nie mogę się nadziwić, że przez tyle lat prawie się nie zmieniła. Myślałem, że to niemożliwe, by przez tak długi czas nie nastąpiła zmiana w kluczowych obszarach. Tymczasem systemy, które były wdrażane 20 lat temu, funkcjonują do dziś. Trudno znaleźć obszar, który byłby zdrowy i nie wymagał naprawy. Jedynym wyjątkiem są e-doręczenia. Wynika to z faktu, że jest to system oddany całkiem niedawno. Wszystkie pozostałe obszary, ku mojemu wielkiemu zaskoczeniu, nie zostały pchnięte nawet o krok. W wielu aspektach jest to technologiczny powrót do przeszłości. Poczta przeprowadziła audyty najważniejszych obszarów w IT, w tym spółki Poczta Polska Usługi Cyfrowe (PPUC) oraz dwóch systemów, nad którymi ta pracowała – okienkowego i logistycznego. Wnioski? Audytor uznał, że żaden z fragmentów systemów, które zostały wytworzone, nie nadająesię do użytku ani rozwoju, a wszystkie wysiłki, które zostały poniesione w czasie realizacji projektu, należy uznać za zmarnowane. O jakich pieniądzach mówimy? Szacujemy, że zmarnowanych zostało ponad 100 mln zł. Do kogo trafiły te pieniądze? Częściowo do pracowników zatrudnionych w PPUC, a częściowo do firm, które świadczyły usługi body leasingu. Czyli pocztowy software house zatrudniał zewnętrzne firmy do prac nad systemami? Taki model został przyjęty. Firmy były wybierane w ramach konkursów. Wydano ponad 100 mln zł i systemów nie ma. Będą jakieś konsekwencje? Są przygotowywane zawiadomienia do prokuratury. A co z audytem w obszarze maszyn paczkowych? Audyt wykazał, że projekt zainicjowany w 2021 r. ma wieloletnie opóźnienia i szereg aneksów. Zmieniono też dostawcę - obecnie jest nim Pointpack [w połowie 2023 r. Pointpack, jego spółka zależna P2A Box i jej konsorcjant oraz Poczta Polska podpisały umowę cesji, na mocy której Pointpack przejął od P2A i jej konsorcjanta prawa i obowiązki wynikające z umowy na dostawę technologii i urządzeń na rzecz Poczty – red.] . Do końca 2024 r. miał postawić 2 tys. pocztomatów, a jest około 400. Uznajemy, że w tym projekcie doszło do szeregu nieprawidłowości. Budzi on też wątpliwości NIK i będzie przedmiotem zawiadomienia prokuratury. Co dalej ze współpracą z tym wykonawcą? Naliczamy kary umowne za opóźnienia. O szczegółach i planach na razie nie możemy mówić. Jest też drugi wykonawca – Ricoh. Jak przebiega współpraca? To równoległy proces. Ricoh kończy wdrożenie, jesteśmy w trakcie odbioru ostatnich z tysiąca urządzeń. Widziałem, że trwa też kolejny przetarg na automaty. Tak, zamawiamy 1,5 tys. urządzeń. Mamy na ten projekt finansowanie z KPO. Poczta ma potężny dług technologiczny, więc do wymiany jest praktycznie wszystko. Spójrzmy teraz w przyszłość. Czy w ślad za ogłoszoną w sierpniu strategią transformacji Poczta przygotowuje plan transformacji w IT? Tak. W ciągu około dwóch tygodni ogłosimy strategię IT, w której przedstawimy dokładne plany transformacji w tym obszarze. Znajdzie się tam szczegółowy harmonogram planowanych działań, m.in. wymiany systemów i infrastruktury. Poczta ma potężny dług technologiczny, więc do wymiany jest praktycznie wszystko. Co pójdzie na pierwszy ogień? W pierwszej kolejności chcemy zakończyć wdrożenie realizowanego od ośmiu lat Centralnego Systemu Placówek Pocztowych, który zastąpi Pocztę 2000. Na koniec procesu wdrożenia Poczta będzie właścicielem licencji, która umożliwi jej samodzielne utrzymywanie i rozwijanie systemu. Kiedy Poczta będzie miała nowy system centralny i ile będzie docelowo kosztował? Wdrożenie ma się zakończyć w 2026 r. Przy okazji zrezygnujemy z części infrastruktury związanej ze starym systemem - lokalnych baz danych i serwerów, co przełoży się na zauważalne oszczędności. Koszty to do tej pory około 50 mln zł. Na skończenie trzeba wyłożyć drugie tyle. Czym w takim razie będzie zajmował się twórca systemu, czyli zatrudniająca 150 osób Postdata, której udziałowcem obok Poczty jest Asseco Poland? Dobre pytanie – tym samym, czym dotychczas: utrzymaniem systemów. Nie chcę jednak rozwijać tego tematu przed zakończeniem prac nad docelową formułą CUW oraz ustaleniem roli spółek zależnych. Czy system logistyczny, czyli ZST, którego twórcą jest Sygnity, też będzie wymieniony? Chcemy kupić gotowy, nowoczesny i wystandaryzowany system, żeby móc elastycznie integrować go z innymi dostawcami usług KEP. Planujemy kupić go w przetargu - powinien zostać ogłoszony w najbliższych tygodniach. Tyle osób zatrudnia Poczta Polska w obszarze IT. Ponadto około 120 pracowników ma zależna Polska Poczta Usługi Cyfrowe, a około 150 - Postdata. A co z systemem HR? Lada dzień powinien zostać ogłoszony przetarg. Chcemy, żeby to było oprogramowanie działające w chmurze. A jaki jest pomysł na system finansowo-księgowy? Chcemy go wymienić, ale nie możemy w tym samym czasie realizować wdrożeń wszystkich kluczowych systemów. To jest najlepsza droga do niepowodzenia transformacji IT. Właśnie się zastanawiamy, kiedy to zrobimy. Czy PPUC, która obecnie zatrudnia około 120 osób, będzie zmieniona w centrum usług wspólnych? Pracujemy nad taką koncepcją. Ma to pewne uwarunkowania formalno-prawne i jest powiązane z planem transformacji całej organizacji, przekształceniem zespołu IT oraz wymianą systemu centralnego. Ustalenia wymaga też sposób rozliczeń między zespołami. Sygnalizował pan wymianę infrastruktury. Czy wymieniony będzie sprzęt we wszystkich ponad 7 tys. placówkach Poczty? Tak, to będzie jedna z naszych większych inwestycji. Przy okazji wymiany systemu będziemy musieli to zrobić. Myślimy o ustandaryzowaniu środowiska pracy w taki sposób, w jaki zrobił to PKO BP, i przejściu na terminale. Obecnie z kilkoma dostawcami testujemy, jak taki terminal będzie funkcjonował z nową wersją aplikacji Centralnego Systemu Placówek Pocztowych, która jest także w fazie pilotażu. Jaki jest łączny szacowany koszt inwestycji w nowe systemy i wymianę infrastruktury? Sama infrastruktura to około 500 mln zł, a łącznie z wymianą systemów będzie to kwota przekraczająca 700 mln zł. W ciągu siedmiu miesięcy 2024 r. Poczta miała 700 mln zł straty, a plan transformacji przyniesie korzyści w dłuższym terminie. Z czego w takim razie zostaną sfinansowane te inwestycje? Po pierwsze, otrzymaliśmy około 700 mln zł za świadczenie usługi powszechnej, a w kolejnych latach mamy dostać także dopłatę jako operator wyznaczony. Po drugie, występujemy do ministra cyfryzacji o zwrot kosztów poniesionych przez Pocztę na zbudowanie i uruchomienie systemu e-doręczeń. Dostosowaliśmy się do wszystkich wymagań i jesteśmy gotowi na audyt systemu przed konkursem na operatora wyznaczonego w obszarze e-doręczeń. Wydaliśmy do tej pory ponad 150 mln zł i chcemy, żeby nam ten koszt w całości zwrócono. Pytanie tylko, kiedy i w jakiej formie to nastąpi.