Ochrona sygnalistow. Siedem najczestszych problemow z rozwiazaniami

Po pierwsze – problematyczne jest rozumienie samej idei wdrożenia tej procedury. Procedura ma bowiem ułatwiać, a nie utrudniać procesy wewnętrzne w organizacjach. Przedsiębiorcy skarżą się jednak na zbyt ogólną treść przepisów determinujących ich obowiązki, szczególnie na to, że obowiązki są niejednoznaczne – co w ich ocenie ma prowadzić do nadinterpretacji. Chodzi tu przede wszystkim o oznaczenie w procedurze form ustalonych dla poszczególnych rodzajów zgłoszeń. Przypomnijmy, że sygnalista może dokonać zgłoszenia wewnętrznego – do odpowiedniej komórki we własnej organizacji/u swojego pracodawcy właśnie w wybranej formie lub może dokonać zgłoszenia zewnętrznego – do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego. Te zgłoszenia muszą być ustne lub pisemne. Sygnalista może także dokonać ujawnienia publicznego, a więc podać informację o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej np. poprzez media społecznościowe. 2. Problem ze zgłoszeniami kandydatów do pracy Po drugie większość przedsiębiorców nie jest do końca pewna, jak prawidłowo sprostać obowiązkom dotyczącym przekazywania informacji o wdrożonej procedurze w przedsiębiorstwie na etapie np. procesu rekrutacji i selekcji nowych pracowników i współpracowników. O ile same rozwiązania dotyczące obowiązków informacyjnych wymagają wyłącznie wyboru technologii, to problemy pojawiają się w innym obszarze. Najczęściej pojawiają się pytania dotyczące tego, czy i w jaki sposób, bez narażenia np. na ryzyka związane z ochroną danych osobowych oraz związane z naruszeniem tajemnicy przedsiębiorstwa, można nadać np. dostępy do systemów osobom spoza organizacji, w tym potencjalnym kandydatom. Chodzi tutaj nie tylko o ujednolicenie metod i narzędzi do każdego rodzaju zgłoszeń (oczywiście przewidzianych w procedurze), ale również o kwestie braku konieczności wprowadzania dodatkowych niepotrzebnych (czyt. kosztownych) narzędzi, kanałów i zasad. Przedsiębiorcy obawiają się przy tym dużej ilości zgłoszeń tego typu oraz obawiają się, że nie będą mogli w sposób właściwy sprostać obowiązkom ich analizy i działań następczych po dokonaniu zgłoszenia. 3. Ochrona sygnalistów przed działaniami odwetowymi W tym przypadku niejednokrotnie spotkałem się z przeświadczeniem, że sygnalista jest niejako nietykalny. Należy to głośno podkreślić, że Każdy inny powód np. dla wyciągnięcia konsekwencji służbowych jest w pełni dopuszczalny, jeśli ma swoje uzasadnienie w obiektywnych okolicznościach niezwiązanych bezpośrednio z dokonaniem zgłoszenia i jego treścią. 4 Zakres katalogu zamkniętego naruszeń Tutaj przedsiębiorcy wyrażają sporo wątpliwości co do struktury i zakresu naruszeń, jakie mają się w tym katalogu pojawić. Należy przypomnieć, że katalog obligatoryjnie powinien zawierać naruszenia oznaczone przez ustawę, natomiast fakultatywnie może zawierać inne kategorie i rodzaje naruszeń – odpowiednio nazwane i oznaczone wobec ich znaczenia dla organizacji. – szczególnie tam, gdzie takiej konieczności nie ma. 5. Organizacja kanałów alternatywnych Wątpliwości pojawiają się też co do kanałów tzw. alternatywnych, służących do zgłaszania naruszeń dokonanych przez pełnomocników ds. zgłoszeń. O ile sieć takiej zależności nie jest przesadnie zawiła, to pojawiają się problemy. W tym zakresie należy precyzyjnie określić zasady i kanał dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa dokonywanych przez pełnomocników 6. Oddzielnie zgłoszeń anonimowych od imiennych Na wczesnym etapie prac nad wdrażaniem procedur wielokrotnie pojawiało się u przedsiębiorców i klientów przeświadczenie, że uprawnienie do dokonywania zgłoszeń ma charakter absolutny, bez względu na to, czy zgłoszenie jest dokonywane przez podmiot oznaczony co do tożsamości, czy też anonimowo. Nic bardziej mylnego – zgłoszenie i podmiot dokonujący nie mają charakteru absolutnego. Zasady takiego postępowania – jeśli już przedsiębiorca się na to zdecyduje, są analogiczne do zasad przyjętych dla zwykłych zgłoszeń. Nie ulega wątpliwości, że przedsiębiorcy, zapoznając się z tą zależnością – nie decydują się na uwzględnienie zgłoszeń anonimowych w obawie przed ich dużą ilością co do zasady, jak i dużą ilością zgłoszeń nieprawdziwych. 7. Odpowiedzialność przedsiębiorcy Podczas prac nad wdrożeniem ustawy pojawia się też u wielu przeświadczenie o wyłącznej odpowiedzialności przedsiębiorcy za naruszenie zasad oznaczonych w procedurze. Tymczasem jak już wskazano, pozycja dokonującego zgłoszeń sygnalisty nie ma charakteru absolutnego. Dotyczy to nie tylko formy zgłoszeń, zakazu działań odwetowych, ale również zakresu i rodzaju dokonywanych zgłoszeń. Należy pamiętać, że przepisy chronią również przed niefrasobliwymi i nieuczciwymi zgłoszeniami. szczególnie te dotyczące naruszenia dóbr osobistych. Takie niefrasobliwe działanie może wypełniać przesłanki czynu zabronionego stypizowanego w art. 57 ustawy o ochronie sygnalistów. Zgodnie z nim, kto dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat dwóch. Jak więc wyliczył Piotr Rygorowicz, wdrożenie wielu obowiązków wciąż budzi wątpliwości. Na niektóre problemy, zgłaszane przez przedsiębiorców, są gotowe rozwiązania. Wiele procedur zapewne będzie jeszcze dopracowywanych, mimo że ustawa o ochronie sygnalistów obowiązuje już od środy 25 września. Praktyka pokaże, czy przyjęte rozwiązania są odpowiednie.