Czy warto czekac z ochrona sygnalistow

Wchodząca w tym miesiącu w życie ustawa o ochronie sygnalistów wzbudziła ostatnio sporo wątpliwości co do terminu, od którego powinna być stosowana w praktyce. Rodzą je dwie kwestie – wynikające z samej ustawy i z zasad stanowienia prawa. Polska ustawa wdrażająca dyrektywę unijną o ochronie osób zgłaszających naruszenie prawa zacznie obowiązywać 25 września, ale to, kto powinien wdrożyć jej przepisy, będzie można ustalić po raz pierwszy w zasadzie z początkiem 2025 r. Jak już pisaliśmy w Pulsie Biznesu, będzie ona bowiem obejmowała podmioty, dla których pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób według stanu na dzień 1 stycznia i 1 lipca, przy czym to kryterium nie dotyczy sektora finansowego. Firmy spełniające powyższe warunki muszą opracować procedury związane z dokonywaniem u nich takich zgłoszeń i wprowadzić je po konsultacjach z pracownikami. Wielu prawników uważa, że z uwagi na cele dyrektywy - czyli usuwanie wykrywanych nieprawidłowości i zapobieganie im - przy braku jednoznacznej interpretacji terminu stosowania nowych obowiązków nie warto zwlekać z przygotowaniem się do nich. – Im szybciej, tym lepiej – radzi Justyna Nykiel, radca prawny w kancelarii prawnej Grant Thornton. Natomiast według innego poglądu ze wszelkimi pracami nad systemem zgłoszeń wewnętrznych należy się wręcz wstrzymać przed 25 września. – Pojawiły się głosy, że do tego dnia nie powinno się podejmować żadnych działań, bo gdy ustawa nie obowiązuje, nie mają one umocowania prawnego – mówi Justyna Nykiel. Podstawą takiego stanowiska jest m.in. to, że procedury zgłoszeń w firmie można uznać za akty prawa wewnętrznego, czyli regulacje przyjęte w przedsiębiorstwie i dotyczące relacji w nim panujących. Do ich wprowadzenia powinien upoważniać akt prawa powszechnego. – Według takiej tezy procedury zgłoszeń od sygnalistów wymagają istnienia normy kompetencyjnej wynikającej z ustawy i dlatego nie tylko nie mogą być przyjęte przed 25 września 2024 r., ale nawet konsultowane z zatrudnionymi. To formalistyczne podejście wydaje się jednak sprzeczne z celem unijnej dyrektywy – uważa Piotr Kryczek, radca prawny z kancelarii TGC Corporate Lawyers. Zwraca uwagę, że Polska bardzo się spóźniła z wdrożeniem dyrektywy. Kraje unijne powinny zrobić to w grudniu 2021 r. Ponadto trzymiesięczne vacatio legis polskiej ustawy, rozpoczęte 24 czerwca, dało czas na przygotowanie się do jej wejścia w życie. Tworzenie procedur zgodnych z jej przepisami jest zatem dopuszczalne. – Wprowadzenie ochrony sygnalistów jak najszybciej to racjonalne działanie, zwłaszcza przy opóźnionej implementacji dyrektywy. Ponadto podmiot, który przyjmuje procedury dobrowolnie na podstawie dyrektywy, znajduje się w lepszej sytuacji niż ten, który czeka do wejścia ustawy w życie, mimo że tego dnia zaczną obowiązywać regulacje przewidujące kary za brak procedury. Taka sytuacja wydaje się niezgodna z racjonalną wykładnią przepisów. Tym bardziej, że ustawa w istocie powiela dyrektywę, więc jej postanowienia można by stosować bezpośrednio, co potwierdza orzecznictwo Trybunału Sprawiedliwości UE – wyjaśnia Piotr Kryczek. Również zdaniem Justyny Nykiel już 25 września system wewnętrznych zgłoszeń naruszeń prawa może być w firmach wprowadzony. – Można znaleźć wiele argumentów, że takie działanie będzie prawidłowe – uważa przedstawicielka kancelarii Grand Thornton. Wprowadzane regulacje wymagają od firm stworzenia bezpiecznych ścieżek informowania o zaobserwowanych u nich praktykach niezgodnych z prawem. Muszą to być kanały odpowiednie do tego organizacyjnie, technicznie oraz zapewniające poufność zgłoszeń i tożsamości sygnalistów. Związane z tym procedury mają określać, kto ma dostęp do informacji, jak powinien z nim postępować i co to wszystko oznacza dla zatrudnionych. Aby nowe przepisy przyniosły oczekiwany skutek, ważna jest jednak reakcja na sygnały o naruszeniach. Z jednej strony ma ona polegać na chronieniu sygnalistów przed działaniami odwetowymi, jak np. obniżenie wynagrodzenia, których stosowanie może po prostu zniechęcić do dzielenia się wiedzą o nieprawidłowościach. Z drugiej - na podejmowaniu działań następczych po otrzymaniu zgłoszenia. Ustawa zobowiązuje firmy do określenia takich działań w wewnętrznych procedurach. Jak wyjaśniają prawnicy kancelarii Grant Thornton, celem tych czynności jest ocena prawdziwości informacji od sygnalisty oraz przeciwdziałanie zgłoszonemu naruszeniu. Według ustawy do działań następczych należy przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego, wszczęcie kontroli, ewentualne wniesieniu oskarżenia, a także podjęcie kroków w celu odzyskania pieniędzy. – Działania następcze powinny być prowadzone przez pracodawcę, a nie podmiot zewnętrzny. Art. 28 ustawy pozwala powierzyć komuś z zewnątrz tylko techniczną obsługę zgłoszeń – mówi Piotr Kryczek. Zwraca uwagę, że pracodawca, znając problem bezpośrednio z informacji od sygnalistów, może niezwłocznie podjąć wewnętrzne dochodzenie i odzyskać ewentualnie utracone środki. Podkreśla też, że zgodnie z dyrektywą osoby te przyczyniają się do naprawy i doskonałości przedsiębiorstwa. Unijny i polski akt wręcz zachęcają do zgłoszeń, które powinny prowadzić do szybszego rozwiązywania problemów bez dodatkowych kosztów. Polska ustawa pozwala np. na ustanowienie w firmie systemu zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach własnej struktury organizacyjnej. Piotr Kryczek zauważa, że nie jest jednak jasne, jakie mają być to zachęty. Jego zdaniem niektóre, poza wątpliwościami natury etycznej, mogą rodzić ryzyko naruszenia zasady równego traktowania pracowników. – Nie trzeba nikogo przekonywać, że więcej korzyści przynosi zgłoszenie wewnętrzne i przeprowadzenie postępowania w firmie niż zawiadomienie organów publicznych. Ustawa nie precyzuje, jak pracodawca może do tego zachęcać. Zastrzega się tylko, że nie w formie pieniężnej. A szkoda, bo w wielu krajach z rozwiniętymi systemami ochrony sygnalistów wynagradzanie ich jest już normą – mówi dr Damian Tokarczyk, adwokat w kancelarii Raczkowski. Według niego najlepszą zachętą jest ścisłe przestrzeganie procedury przez pracodawcę. – Rzetelne rozpatrzenie zgłoszenia, informowanie sygnalisty o postępach śledztwa, a przede wszystkim skuteczna ochrona przed działaniami odwetowymi - to najważniejsze środki zachęcające do korzystania z wewnętrznych kanałów zgłoszeń – uważa przedstawiciel kancelarii Raczkowski.